Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts

Introduction

Note : le masculin est utilisé pour alléger le texte.

Le Groupe de travail sur l’immunité face à la COVID-19 (ci-après, le Groupe de travail) a été créé sur fond d’urgence mondiale en santé publique. En conséquence, son travail sera réalisé à un rythme rapide et s’articulera autour de partenariats avec les provinces et les territoires, les collectivités, des organismes, des établissements et des chercheurs d’un océan à l’autre.

Le Groupe de travail intervient dans des activités de recherche qui exigent de la rigueur, une conformité à des normes éthiques élevées et la satisfaction d’attentes modernes en matière d’engagement avec les parties intéressées. Or, le Groupe de travail envisage d’assouplir bon nombre des conventions régissant la recherche menée à l’initiative de chercheurs indépendants, afin d’accélérer la réponse du Canada à la pandémie de COVID-19. Pour la recherche sur le terrain, la majorité des fonds proviendront de Santé Canada sous forme de contrats et non de subventions de recherche. Pour la recherche en laboratoire, les subventions des IRSC seront accordées avec des dispositions très spécifiques. Des efforts raisonnables seront déployés pour protéger les intérêts académiques des chercheurs participants, mais la publication rapide des résultats et un large partage des données seront essentiels.

Afin que les travaux du Groupe de travail progressent rapidement, son équipe de direction compte non seulement des représentants des bailleurs de fonds fédéraux et des partenaires provinciaux, mais aussi des chercheurs de partout au Canada qui se sont distingués dans des domaines de recherche pertinents. Il en découle inévitablement que nombre de membres du groupe de direction sont eux-mêmes associés à des équipes de recherche clés qui pourraient présenter une demande de soutien financier au Groupe de travail. Les coprésidents et les bailleurs de fonds fédéraux du Groupe de travail sont au courant de cette anomalie structurelle. Ils sont pleinement acquis aux processus visant à gérer les conflits d’intérêts potentiels qui en résultent. En même temps, cette situation inusitée contraint toutes les personnes qui participent aux travaux du Groupe de travail à accorder une attention particulière aux conflits d’intérêts réels et perçus.

Applicabilité et but

Les présentes lignes directrices s’appliquent à toute personne qui participe directement aux travaux du Groupe de travail et aux décisions qu’il prendra. En tant que telles, elles s’appliquent aux membres de l’équipe de direction [ÉdD], aux membres du secrétariat, et aux participants du Groupe de travail, y compris aux personnes qui travaillent de façon décentralisée dans des centres désignés pour l’exécution de projets à grande échelle, comme celles qui soutiennent le travail du Groupe de travail à titre de personnes-ressources pour l’une de ses équipes de travail ou à titre de membres de l’un de ses comités spéciaux. Ces lignes directrices visent à mettre en lumière les conflits d’intérêts qui peuvent se poser pour ces personnes, à les limiter le plus possible et à les gérer comme il se doit.

Conflit d’intérêts

Le Groupe de travail adoptera une version modifiée de la définition des IRSC : un conflit d’intérêts est « une situation dans laquelle les intérêts ou les engagements externes [des membres du Groupe de travail] rivalisent ou entrent en conflit avec leurs responsabilités officielles [envers le Groupe de travail et l’intérêt public], et pourraient être considérés comme pouvant servir leurs intérêts ou les intérêts d’autres personnes, ou procurer à d’autres personnes des avantages indus dans les rapports avec [le Groupe de travail] ou avec [les bailleurs de fonds et partenaires du Groupe de travail]. »

« Dans ce contexte, un conflit doit être interprété d’une manière générale comme toute circonstance qui peut raisonnablement être perçue comme pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus. »

Gestion des conflits d’intérêts

La divulgation est la meilleure façon de limiter le plus possible le risque de conflit d’intérêts et de le gérer. Toute personne qui participe aux activités du Groupe de travail, en particulier les membres de l’ÉdD et du secrétariat, devrait divulguer de façon proactive ses intérêts et influences externes pertinents. Les conflits d’intérêts résultent, entre autres, d’avantages financiers directs ou indirects, de relations personnelles (tant positives que négatives), de loyautés institutionnelles/régionales indues et de toute autre influence susceptible de brouiller l’évaluation objective des plans ou des projets à mener sous les auspices du Groupe de travail. Conformément à la politique en vigueur dans d’autres organisations actives en production de connaissances, les membres devraient consulter les coprésidents du Groupe de travail ou le directeur administratif du secrétariat s’ils ont des doutes à propos de leur propre conflit d’intérêts.

On ne saurait trop insister sur l’importance d’une déclaration transparente de tout conflit d’intérêts lors de discussions touchant à des décisions cruciales. Afin de faciliter ce processus, tous les membres de l’ÉdD et du secrétariat seront invités à soumettre par écrit un rapport initial sur les conflits d’intérêts réels et perçus/potentiels découlant de leur participation au Groupe de travail. Un modèle à cet effet sera mis en circulation d’ici le 27 avril. Toutefois, il incombe à tous les membres de divulguer tout nouveau conflit d’intérêts, et d’indiquer, au cours des délibérations de l’ÉdD et du secrétariat, tout conflit d’intérêts pertinent qui se rapporte à des questions en cours de discussion lorsqu’ils estiment qu’un conflit d’intérêts réel existe ou qu’un conflit d’intérêts pourrait être perçu. Les personnes qui sont cooptées pour participer à des groupes de travail, des comités spéciaux, des groupes consultatifs et des comités d’examen scientifique seront invitées à déclarer tout conflit d’intérêts.

Gestion des conflits d’intérêts pour l’équipe de direction du Groupe de travail

Les activités du Groupe de travail seront structurées de manière à limiter le plus possible les conflits d’intérêts pour les membres de l’ÉdD, comme suit :

a) Les membres de l’ÉdD participeront à la définition des orientations stratégiques et à la recommandation d’axes d’investigation, mais toutes les décisions finales concernant les priorités seront prises par l’ensemble de l’équipe. Les membres doivent déclarer tout conflit avec des points pertinents au cours de discussions de l’ÉdD. Lorsqu’un membre perçoit qu’une décision de l’ÉdD pourrait lui profiter directement ou profiter à d’autres personnes avec lesquelles il entretient une relation de collaboration étroite, son abstention ou sa récusation est recommandée.

b) Pour revenir sur le point général qui précède, dans tous les cas où les membres de l’ÉdD ont l’intention de faire partie d’une équipe qui sollicite ou est susceptible de solliciter un contrat ou de soumettre une proposition en réponse à un appel du Groupe de travail, ils doivent se récuser de toutes les délibérations approfondies sur ce processus – y compris la formulation de l’appel, les décisions concernant les évaluateurs et celles concernant l’attribution du contrat ou de la subvention réservée.

c) De même, dans tous les cas où les membres de l’ÉdD n’ont pas l’intention d’être des participants directs, mais sont de proches collaborateursj de personnes qui sont susceptibles de solliciter un contrat ou de soumettre une proposition en réponse à un appel du Groupe de travail, ils doivent déclarer ces relations, et proposer de se récuser de toutes les délibérations approfondies sur le processus décisionnel pertinent – y compris la formulation de l’appel, les décisions concernant les évaluateurs et celles concernant l’attribution du contrat ou de la subvention réservée.

d) Conformément à ce qui précède, les personnes qui travaillent pour le secrétariat sont encouragées à signaler toute question de conflit d’intérêts au Dr Evans aux fins de discussion et de résolution. Toutes les autres personnes associées au Groupe de travail devraient contacter l’un des coprésidents.

Risque d’atteinte à la réputation

Afin d’atténuer le risque d’atteinte à la réputation, toutes les divulgations, abstentions et récusations effectuées au cours des délibérations de l’ÉdD seront consignées. En règle générale, les contrats et les subventions ne seront attribués qu’après obtention d’avis externes. Lorsque de rares exceptions sont accordées, les coprésidents en organiseront l’examen par des membres de l’ÉdD et/ou par le directeur administratif et le secrétariat, seulement après s’être assurés de l’absence de tout conflit d’intérêts concevable de la part de ces arbitres.

Confidentialité

Les actes et délibérations de l’ÉdD et du secrétariat peuvent permettre aux membres d’accéder à des procédés/idées nouveaux ainsi qu’à des informations confidentielles au sujet de candidats et/ou de leurs propositions de contrats ou de subventions. Dans certains cas, ces informations peuvent avoir un rapport avec des contrats commerciaux importants concernant des réactifs et des technologies de laboratoire. En conséquence, les membres sont tenus de préserver la confidentialité des délibérations et des décisions jusqu’à leur annonce. Ainsi, il convient de ne pas annoncer à l’avance les concours ou demandes de propositions, les rapports préliminaires sur les décisions de financement ou de passation de marchés, ou la divulgation des délibérations stratégiques par l’ÉdD ou le secrétariat.


*La définition de proche collaborateur s’inspire de celle des IRSC. Pour nos besoins, il s’agit d’affiliations institutionnelles partagées en ce moment (dont les agences provinciales, hôpitaux et instituts de recherche) ou d’affiliations partagées récemment (trois dernières années) ou d’une affiliation professionnelle étroite avec une personne qui fait une demande, résultant de ce qui suit au cours des cinq dernières années :

  • avoir des interactions fréquentes et régulières avec une personne qui fait une demande dans le cadre de ses fonctions au sein de son département, de son institution, de son organisation ou de son entreprise;
  • avoir été superviseur ou stagiaire d’une personne qui fait une demande;
  • avoir collaboré, publié ou partagé un financement, ou envisager de le faire dans un avenir immédiat.

Formulaire de déclaration de conflits d’intérêts

Téléchargez le formulaire de conflits d’intérêts du GTIC

Structures de gouvernance pour traiter les conflits d’intérêts

Téléchargez le mémo sur la formation d’un comité exécutif (en anglais) pour améliorer la gestion des conflits d’intérêts et renforcer la surveillance financière.

Gestion des conflits d’intérêts possibles par le GTIC 

Le Groupe de travail sur l’immunité face à la COVID-19 (GTIC) gère les conflits d’intérêts possibles dans le cadre de son processus d’examen et de son processus décisionnel.

Dans le cadre de son processus d’examen des études qui pourraient éventuellement être financées, le Groupe de travail suit les lignes directrices des trois organismes subventionnaires du Canada – les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) – relatives aux conflits d’intérêts.

En ce qui concerne le processus décisionnel visant les recommandations de financement d’études par le GTIC, celui-ci a mis sur pied un comité exécutif. Ce comité exécutif a été formé pour renforcer la gouvernance et la responsabilité du GTIC, ce qui implique notamment de gérer les conflits d’intérêts dans le cadre du processus décisionnel (voir le lien). L’une des conditions préalables les plus importantes était qu’un membre du comité exécutif ne doit pas demander de financement au GTIC pour un projet majeur.

Membres du comité exécutif du GTIC :
Coprésidents du GTIC : Catherine Hankins et David Naylor
Directeur administratif du GTIC : Tim Evans
Membres d’office de l’équipe de direction du GTIC : Vivek Goel, Charu Kaushic, Mona Nemer, Gina Ogilvie, Jutta Preiksaitis et Gail Tomblin-Murphy.

Liste des décisions et mesures du Comité exécutif du GTIC pour gérer les conflits d’intérêts

Décision Mesure de gestion des conflits d’intérêts
Décision des coprésidents – 16 juin 2020
Financement de SeroTracker, puisqu’il s’élève à moins de 500 000 $. Aucun des coprésidents n’a déclaré un conflit d’intérêt. Les investissements inférieurs à 500 000 dollars ne nécessitent pas l’approbation du groupe de direction ou du comité exécutif, conformément aux critères énoncés dans le processus d’approbation des notes d’investissement
Réunion 4 de l’équipe de direction – 19 mai 2020 (avant la mise en place du comité exécutif)
Autorisation du financement de deux études : Société canadienne du sang et Héma Québec. Aucun membre ne déclare de conflit d’intérêts.
Réunion 6 de l’équipe de direction – 9 juin 2020 (avant la mise en place du comité exécutif)
Discussion sur les propositions d’investissement de l’étude sur les échantillons prénataux et l’étude de l’ÉLCV. Aucune décision n’est prise.
Réunion 7 de l’équipe de direction – 23 juin 2020
Des décisions sur les études suivantes figurent à l’ordre du jour : échantillons prénataux, ÉLCV, communautés autochtones et Statistique Canada. Avant la discussion, on décide de former un comité exécutif. Cliquer ici pour consulter le texte intégral de la décision (en anglais). À la lumière de cette recommandation, aucune décision n’est prise concernant les quatre propositions d’investissement soumises aux fins d’approbation. On demande aux membres de l’équipe de direction de fournir leurs commentaires sur les propositions d’investissement au secrétariat. Le secrétariat rassemblera ces commentaires et les fera circuler anonymement pour alimenter les délibérations qui auront lieu à la première réunion du comité exécutif.
Réunion 1 du comité exécutif – 29 juin 2020
Le comité exécutif autorise le soutien de quatre études : échantillons prénataux, ÉLCV (personnes âgées), communautés autochtones et Statistique Canada (enquête auprès des ménages). Aucune récusation.   ABSTENTION concernant l’étude sur les échantillons prénataux : Cate Hankins, en raison d’un conflit d’intérêts indirect, car elle a travaillé avec l’un des membres de l’équipe de recherche au cours des trois dernières années.
Réunion 2 du comité exécutif – 30 juillet 2020
Le comité exécutif autorise le financement de 24 études du concours pour une intervention de recherche rapide contre la COVID-19 des IRSC en s’appuyant sur l’analyse du groupe d’évaluation des propositions des IRSC, constitué de membres du secrétariat. Aucun membre ne déclare de conflit d’intérêts.
Le comité exécutif autorise le soutien de quatre études pédiatriques, dont deux ne faisaient pas partie des propositions évaluées par les IRSC ci-dessus (EnCORE et BC Child). RÉCUSATION ET ABSTENTION : Gina Ogilvie, en raison de ses liens avec l’Université de la Colombie-Britannique et le BC Centre for Disease Control, qui dirige l’étude BC Child.
Le comité exécutif autorise le soutien de la phase 1 de l’étude de CanPath. RÉCUSATION ET ABSTENTION : Vivek Goel, en raison de son poste de coprésident du conseil consultatif de CanPath jusqu’au 30 juin 2020.
Réunion 3 du comité exécutif – 27 août 2020
Le comité exécutif autorise le soutien de la proposition d’investissement dans l’étude sur les services correctionnels. ABSTENTION : Cate Hankins déclare un conflit d’intérêts indirect, car elle a travaillé avec un membre de l’équipe de recherche au cours des trois dernières années.
Réunion 4 du comité exécutif – 28 octobre 2020
Le CE a examiné les recommandations d’un panel d’examen externe concernant son récent appel de fonds pour COVID-19 « Points chauds ». Les recommandations ont été acceptées à l’unanimité sans changement. Les COI ont été identifiés parmi les membres de la CE énumérés ci-dessous. Lorsqu’un COI a été identifié, les membres du CE se sont RÉCUSÉS de la discussion autour de la décision pour la proposition spécifique.

  • David Naylor
  • James Talbot
  • Jutta Preiksaitis
  • Timothy Evans
  • Gina Ogilvie
  • Vivek Goel
Réunion 5 du comité exécutif – 18 novembre 2020
Le CE a approuvé à l’unanimité la stratégie et le plan de travail de la phase II du CITF, tels qu’ils ont été présentés. Aucun conflit d’intérêt n’a été déclaré pour cette réunion.
Réunion 6 du comité exécutif – 17 décembre 2020
Le CE a approuvé le financement des deux dernières études sur les « points chauds », en suivant les recommandations des évaluateurs externes. Le CE a également approuvé des modifications aux études de correction. Gail Tomblin Murphy a été présentée comme remplaçant Jim Talbot au sein du CE. Aucun conflit d’intérêt n’a été déclaré pour cette réunion.