Applicabilité et but

Les présentes lignes directrices s’appliquent à toute personne qui participe directement aux travaux du Groupe de travail et aux décisions qu’il prendra. En tant que telles, elles s’appliquent aux membres de l’équipe de direction [ÉdD], aux membres du secrétariat, et aux participants du Groupe de travail, y compris aux personnes qui travaillent de façon décentralisée dans des centres désignés pour l’exécution de projets à grande échelle, comme celles qui soutiennent le travail du Groupe de travail à titre de personnes-ressources pour l’une de ses équipes de travail ou à titre de membres de l’un de ses comités spéciaux. Ces lignes directrices visent à mettre en lumière les conflits d’intérêts qui peuvent se poser pour ces personnes, à les limiter le plus possible et à les gérer comme il se doit.

Conflit d’intérêts

Le Groupe de travail adoptera une version modifiée de la définition des IRSC : un conflit d’intérêts est « une situation dans laquelle les intérêts ou les engagements externes [des membres du Groupe de travail] rivalisent ou entrent en conflit avec leurs responsabilités officielles [envers le Groupe de travail et l’intérêt public], et pourraient être considérés comme pouvant servir leurs intérêts ou les intérêts d’autres personnes, ou procurer à d’autres personnes des avantages indus dans les rapports avec [le Groupe de travail] ou avec [les bailleurs de fonds et partenaires du Groupe de travail]. »

« Dans ce contexte, un conflit doit être interprété d’une manière générale comme toute circonstance qui peut raisonnablement être perçue comme pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus. »

Gestion des conflits d’intérêts

La divulgation est la meilleure façon de limiter le plus possible le risque de conflit d’intérêts et de le gérer. Toute personne qui participe aux activités du Groupe de travail, en particulier les membres de l’ÉdD et du secrétariat, devrait divulguer de façon proactive ses intérêts et influences externes pertinents. Les conflits d’intérêts résultent, entre autres, d’avantages financiers directs ou indirects, de relations personnelles (tant positives que négatives), de loyautés institutionnelles/régionales indues et de toute autre influence susceptible de brouiller l’évaluation objective des plans ou des projets à mener sous les auspices du Groupe de travail. Conformément à la politique en vigueur dans d’autres organisations actives en production de connaissances, les membres devraient consulter les coprésidents du Groupe de travail ou le directeur administratif du secrétariat s’ils ont des doutes à propos de leur propre conflit d’intérêts.

On ne saurait trop insister sur l’importance d’une déclaration transparente de tout conflit d’intérêts lors de discussions touchant à des décisions cruciales. Afin de faciliter ce processus, tous les membres de l’ÉdD et du secrétariat seront invités à soumettre par écrit un rapport initial sur les conflits d’intérêts réels et perçus/potentiels découlant de leur participation au Groupe de travail. Un modèle à cet effet sera mis en circulation d’ici le 27 avril. Toutefois, il incombe à tous les membres de divulguer tout nouveau conflit d’intérêts, et d’indiquer, au cours des délibérations de l’ÉdD et du secrétariat, tout conflit d’intérêts pertinent qui se rapporte à des questions en cours de discussion lorsqu’ils estiment qu’un conflit d’intérêts réel existe ou qu’un conflit d’intérêts pourrait être perçu. Les personnes qui sont cooptées pour participer à des groupes de travail, des comités spéciaux, des groupes consultatifs et des comités d’examen scientifique seront invitées à déclarer tout conflit d’intérêts.

Gestion des conflits d’intérêts pour l’équipe de direction du Groupe de travail

Les activités du Groupe de travail seront structurées de manière à limiter le plus possible les conflits d’intérêts pour les membres de l’ÉdD, comme suit :

a) Les membres de l’ÉdD participeront à la définition des orientations stratégiques et à la recommandation d’axes d’investigation, mais toutes les décisions finales concernant les priorités seront prises par l’ensemble de l’équipe. Les membres doivent déclarer tout conflit avec des points pertinents au cours de discussions de l’ÉdD. Lorsqu’un membre perçoit qu’une décision de l’ÉdD pourrait lui profiter directement ou profiter à d’autres personnes avec lesquelles il entretient une relation de collaboration étroite, son abstention ou sa récusation est recommandée.

b) Pour revenir sur le point général qui précède, dans tous les cas où les membres de l’ÉdD ont l’intention de faire partie d’une équipe qui sollicite ou est susceptible de solliciter un contrat ou de soumettre une proposition en réponse à un appel du Groupe de travail, ils doivent se récuser de toutes les délibérations approfondies sur ce processus – y compris la formulation de l’appel, les décisions concernant les évaluateurs et celles concernant l’attribution du contrat ou de la subvention réservée.

c) De même, dans tous les cas où les membres de l’ÉdD n’ont pas l’intention d’être des participants directs, mais sont de proches collaborateurs^j de personnes qui sont susceptibles de solliciter un contrat ou de soumettre une proposition en réponse à un appel du Groupe de travail, ils doivent déclarer ces relations, et proposer de se récuser de toutes les délibérations approfondies sur le processus décisionnel pertinent – y compris la formulation de l’appel, les décisions concernant les évaluateurs et celles concernant l’attribution du contrat ou de la subvention réservée.

d) Conformément à ce qui précède, les personnes qui travaillent pour le secrétariat sont encouragées à signaler toute question de conflit d’intérêts au Dr Evans aux fins de discussion et de résolution. Toutes les autres personnes associées au Groupe de travail devraient contacter l’un des coprésidents.

Risque d’atteinte à la réputation

Afin d’atténuer le risque d’atteinte à la réputation, toutes les divulgations, abstentions et récusations effectuées au cours des délibérations de l’ÉdD seront consignées. En règle générale, les contrats et les subventions ne seront attribués qu’après obtention d’avis externes. Lorsque de rares exceptions sont accordées, les coprésidents en organiseront l’examen par des membres de l’ÉdD et/ou par le directeur administratif et le secrétariat, seulement après s’être assurés de l’absence de tout conflit d’intérêts concevable de la part de ces arbitres.

Confidentialité

Les actes et délibérations de l’ÉdD et du secrétariat peuvent permettre aux membres d’accéder à des procédés/idées nouveaux ainsi qu’à des informations confidentielles au sujet de candidats et/ou de leurs propositions de contrats ou de subventions. Dans certains cas, ces informations peuvent avoir un rapport avec des contrats commerciaux importants concernant des réactifs et des technologies de laboratoire. En conséquence, les membres sont tenus de préserver la confidentialité des délibérations et des décisions jusqu’à leur annonce. Ainsi, il convient de ne pas annoncer à l’avance les concours ou demandes de propositions, les rapports préliminaires sur les décisions de financement ou de passation de marchés, ou la divulgation des délibérations stratégiques par l’ÉdD ou le secrétariat.

*La définition de proche collaborateur s’inspire de celle des IRSC. Pour nos besoins, il s’agit d’affiliations institutionnelles partagées en ce moment (dont les agences provinciales, hôpitaux et instituts de recherche) ou d’affiliations partagées récemment (trois dernières années) ou d’une affiliation professionnelle étroite avec une personne qui fait une demande, résultant de ce qui suit au cours des cinq dernières années :

• avoir des interactions fréquentes et régulières avec une personne qui fait une demande dans le cadre de ses fonctions au sein de son département, de son institution, de son organisation ou de son entreprise;
• avoir été superviseur ou stagiaire d’une personne qui fait une demande;
• avoir collaboré, publié ou partagé un financement, ou envisager de le faire dans un avenir immédiat.